Luettelo maksajavirastovaatimuksista

Maksajavirastovaatimukset-luettelon täsmennykset

Maksajavirastosopimus (kohta 1.1)

Maakunta ja Ruokavirasto laativat keskenään maksajavirastosopimuksen. Euroopan unionin lainsäädäntö edellyttää, että jos maksajavirasto siirtää tehtäviään toisen tahon hoidettavaksi, on tehtävien siirrosta laadittava maksajavirastosopimus.

Maksajavirastosopimus laaditaan omassa prosessissaan 

Maksajavirastovakuutus (kohta 1.2)

Euroopan unionin lainsäädäntö edellyttää, että maakunta laatii Ruokavirastolle vuosittain niin sanotun maksajavirastovakuutuksen. Vakuutuksessa maakunta arvioi itse omaa maksajavirastokokonaisuuteen liittyvää toimintaansa. Maakuntien maksajavirastovakuutukset toimivat yhtenä perustana maksajaviraston johtajan vuosittain allekirjoittamalle johdon vahvistuslausumalle. Johdon vahvistuslausumassa maksajaviraston johtaja vahvistaa Euroopan unionille sen, että jäsenvaltiossa maaseuturahaston ja maataloustukirahaston varoja on käytetty asianmukaisesti.

Maksajavirastovakuutus laaditaan erillisen Ruokaviraston julkaiseman ohjeen mukaisesti.

Maakuntiin kohdistuvat tarkastukset (kohta 2.3)

Euroopan unionin toimielinten tarkastukset

Euroopan unionin toimielimet (mm. komissio) tarkastavat maakuntien toimintaa osana maksajavirastokokonaisuutta. Maakuntien toimintaa Euroopan unionin varainhoidon näkökulmasta tarkastavat ainakin seuraavat toimielimet:

Todentamisviranomainen on maa- ja metsätalousministeriön nimeämä taho (v. 2018 BDO Audiator Oy), joka toimii käytännössä maksajaviraston tilintarkastajana maaseuturahastossa ja maataloustukirahastossa. Todentamisviranomainen tarkastaa tukien koko käsittelyketjun vuosittain ja tarkastukset kohdistuvat myös maakuntien toimintaan. Tarkastuksissa tehtyihin havaintoihin on oleellista puuttua, koska havainnot voivat johtaa rahoitusoikaisuun. Todentamisviranomainen tekee yhteistyötä maa- ja metsätalousministeriön sisäisen tarkastuksen yksikön kanssa.

Euroopan unionin komissio tekee tarkastuksia maaseuturahaston ja maataloustukirahaston tukijärjestelmiin. Komission tarkastuksissa käydään yksityiskohtaisesti läpi tukien koko käsittelyketju. Tarkastukset kohdistuvat sekä Ruokavirastoon että maakuntiin. Komission tekemät havainnot johtavat yleensä aina rahoitusoikaisun uhkaan. Rahoitusoikaisun uhassa on kyse tilanteesta, jossa komissio esittää jäsenvaltion saamaa rahoitusta vähennettäväksi, koska komissio katsoo jäsenvaltion tehneen virheitä Euroopan unionin säädösten soveltamisessa. Rahoitusoikaisun uhkaan voi johtaa jopa yksittäinen havaittu virhe Ruokaviraston tai maakunnan toiminnassa.

Euroopan tilintarkastustuomioistuin (ECA) tekee myös tarkastuksia maaseuturahaston ja maataloustukirahaston tukijärjestelmiin. Tarkastukset liittyvät Euroopan unionin tilien tarkastamiseen. ECA:n tarkastuksista ei voi suoraan seurata rahoitusoikaisun uhkaa, mutta ECA:n tarkastusten havainnot ovat osittain pohjana komission tarkastuksille. Epäsuorasti tarkastuksista voi siis seurata rahoitusoikaisun uhka.

Maksajaviraston tarkastukset

Euroopan unionin säädösten mukaan Ruokaviraston maksajavirastona tulee varmistaa, että maakunnat toimivat säädösten mukaisesti. Tästä syystä Ruokavirasto tarkastaa maakuntia. Ruokavirasto varmistaa myös muilla tavoin, että maakunnat noudattavat maksajavirastokokonaisuuteen liittyviä säädöksiä.

Ruokaviraston tekemät laaduntarkastukset liittyvät pääosin maakuntien maatiloilla tekemiin viljelijätukien valvontoihin. Ruokavirasto tekee osan maakuntien tekemistä valvonnoista uudelleen. Ruokavirasto myös osallistuu maakuntien tekemiin tiloilla tehtäviin valvontoihin. Näin tarkastetaan, ovatko maakunnat noudattaneet Ruokaviraston antamia ohjeita valvonnoissa.

Hallinnon ohjauskäynnit liittyvät maaseudun kehittämisen tukien hallinnointiin maakunnissa. Ohjauskäynneillä pyritään siihen, että tukijärjestelmien toimeenpano ja yhteistyö Ruokaviraston ja maakuntien välillä olisi saumatonta maaseudun kehittämisen tukemisessa.

Ruokaviraston sisäinen tarkastus tekee muun muassa tukijärjestelmäkohtaisia tarkastuksia oman tarkastussuunnitelmansa mukaisesti. Tarkastuksissa käydään läpi tukien koko käsittelyketju. Tarkastukset kohdistuvat myös maakuntien maksajavirastokokonaisuuteen liittyviin tehtäviin. Sisäinen tarkastus antaa tarkastusten perusteella suosituksia, jotka kohdistuvat tukijärjestelmien toimeenpanon kehittämiseen. Sisäinen tarkastus tekee myös ns. hallinto- ja valvontajärjestelmän tarkastuksia, jotka kohdistuvat maakuntien hallintorakenteeseen.

Tietoturvan auditoinnit liittyvät maksajavirastokokonaisuuden tietoturvavaatimuksiin. Tietoturva ja ISO/IEC 27001-tietoturvastandarin vaatimukset ovat oleellinen osa maksajavirastovaatimuksia. Maksajavirastokokonaisuuden tietoturvavaatimukset koskevat myös maakuntia.

Lisäksi Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) tarkastaa maksajaviraston toimintaa. Nämä tarkastukset saattavat ulottua myös maakuntiin.

Riittävä, osaava ja asiantunteva henkilöstö (kohta 4.1)

Maksajavirastokokonaisuudessa riittävä ja asiantunteva henkilöstö on avainasemassa. Euroopan unionin säädökset ovat yksityiskohtaisia ja tukijärjestelmät toisiaan täydentäviä. Henkilöstön tulee hallita tukijärjestelmät ja niiden väliset kytkökset. Asiantunteva henkilöstö varmistaa sen, että tukimaksut maksetaan säädösten mukaisesti.

Viljelijätuissa tukien maksuaikataulu on kansallisesti vakiintunut. Vakiintuneen aikataulun mukaisesti noin 90 % tuista saadaan maksettua tukihakuvuoden aikana. Toisin sanoen esimerkiksi vuonna 15.6.2018 mennessä haetuista tuista noin 90 % on maksettuna vuoden 2018 loppuun mennessä. Edellytys maksujen sujumiselle on toimiva viljelijätukiprosessi (linkki). Edellytys toimivalle viljelijätukiprosessille on riittävä henkilöstö. Euroopan unionin säädösten mukaan tukimaksut voidaan aloittaa vasta kun hallinnolliset tarkastukset ja maatalousrahaston tukijärjestelmissä myös paikalla tehtävät valvonnat on saatu valmiiksi. Tukimaksuaikataulut vaarantuvat, jos maakunnat eivät suoriudu prosessiin liittyvistä tehtävistään Ruokaviraston asettamissa määräajoissa.

Jos maksuaikataulut venyisivät esimerkiksi siten, että vuosittain joulukuussa maksettavat noin 0,5 miljardin euron tukimaksut siirtyisivät seuraavan vuoden puolelle, olisi tästä muun muassa merkittävät veroseuraamukset tiloille.

Maaseudun kehittämisen tuissa riittävä henkilöstö on edellytys sille, että hakemusten käsittelyajat pysyvät tavoitteissa. Riittävä henkilöstö on siten oleellista myös tukihallinnon asiakkaiden näkökulmasta.

Henkilöstön koulutus, erityisesti petoksia koskevan tietoisuuden lisääminen (kohta 4.2)

Euroopan unioni korostaa säädöksissään petoksia koskevan tietoisuuden lisäämistä. Korostus näkyy muun muassa henkilöstön koulutuksissa. Maakunnan tulee huolehtia yhteistyössä Ruokaviraston kanssa, että henkilöstö saa ohjeita miten havaita petoksia ja miten mahdollisista petostapauksista raportoidaan eteenpäin. Maaseutuvirasto on laatinut koko maksajavirastokokonaisuutta koskevan petostentorjuntasuunnitelman ja -ohjeen. Maakunnan tulee noudattaa tätä suunnitelmaa ja ohjetta. Näin varmistetaan maksajavirastovaatimusten täyttyminen.

Tehtävien eriyttäminen (kohta 4.3)

Euroopan unionin säädösten mukaan niin sanotut hallintoviranomaisen tehtävät on pidettävä erillään maksajavirastotehtävistä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi tietyn navettainvestoinnin tukihakemuksen hyväksynyt viranhaltija ei saa osallistua kyseisen investoinnin maksuhakemusten käsittelyyn.

Tehtävien eriyttäminen koskee myös maksajavirastotehtävien eri vaiheita. Tämä puolestaan tarkoittaa sitä, että esimerkiksi maksuhakemuksen hyväksymiseen osallistunut henkilö ei voi osallistua kyseiseen maksuhakemukseen liittyvän takaisinperintäpäätöksen käsittelyyn. 

Ruokaviraston antamat tukien käsittelyyn liittyvät ohjeet (kohta 5)

Euroopan unionin tavoitteena on varmistaa, että Euroopan unionin budjetista jäsenvaltioille maksetut varat käytetään Euroopan unionin säädösten mukaisesti. Tätä varten on perustettu koko Euroopan unionin kattava maksajavirastojärjestelmä. Euroopan unionin näkökulmasta maksajavirasto (Suomessa Ruokavirasto) on vastuussa tukien käsittelystä ja maksamisesta koko maassa, vaikka tehtäviä on osoitettu kansallisessa lainsäädännössä maakunnille.

Jotta maksajaviraston vastuu toteutuisi, Euroopan unionin säädöksissä on maksajavirastolle osoitettu velvollisuus vahvistaa yksityiskohtaiset menettelyt tukien käsittelyä varten. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että nykyään Maaseutuvirasto ja 1.1.2019 alkaen Ruokaviraston maksajavirasto-osasto (nimi ei ole vielä täsmentynyt) antaa maakunnille yksityiskohtaisia ohjeita tukien toimeenpanosta, joita maakuntien tulee noudattaa. Ohjeet perustuvat aina Euroopan unionin säädöksiin ja kansalliseen lainsäädäntöön. Ohjeilla pyritään muun muassa selkeyttämään Euroopan unionin säädösten vaatimuksia käytännössä.

Tietoturva (kohta 7)

Kaikilla maksajavirastotoimijoilla, mukaan lukien maakunnilla, on ensisijainen vastuu tietoturvallisuudesta oman maksajavirastokokonaisuuteen kuuluvan tehtäväalueensa osalta. Jokaisella toimijalla on oltava ao. tehtäväkokonaisuuteen nimetty tietoturvavastaava, jonka tehtävänä on huolehtia omassa organisaatiossaan maksajavirastotoimintaa koskevien tietoturvavaatimusten tietoisuudesta, toimeenpanon koordinoinnista ja valvonnasta sekä raportoinnista. Tietoturvavastaavan tehtäviä ei voi ulkoistaa eikä vastuuta tietoturvallisuuden hallinnasta oman tehtäväalueen osalta.

Tietoturvan toimeenpanossa huomioidaan erityisesti maksajavirastotoiminnan ydinprosesseista ja tietovarannoista lähtevät tarpeet, toimintaympäristö sekä niissä tapahtuvat muutokset. Toimintaan liittyvät riskit tulee tunnistaa ja arvioida. Tunnistamisen ja arvioinnin perusteella määritellään tarvittavat toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Toimenpiteiden tarkoituksena on saavuttaa hyväksyttävä riskitaso. Maakunnan tulee huolehtia, että kaikille tarvittaville toimenpiteille osoitetaan riittävät ja pätevät resurssit.  Maksajavirastotoiminnassa seurataan tietoturvallisuuden ja tietosuojan toteutumista mm. jatkuvalla valvonnalla sekä suunnitelmallisilla auditoinneilla ja tarkastuksilla. Maksajavirastotoiminnassa ryhdytään havaittujen puutteiden ja tapahtumien perusteella tarvittaviin ehkäiseviin ja korjaaviin toimenpiteisiin. Toimenpiteet ovat välttämättömiä, jotta tietoturvatasoa voidaan asteittain parantaa ja vähentää samojen ongelmien toistumisen vaikutuksia. Komission maksajavirastotoiminnan tietoturvalle asettamat vaatimukset määritellään täsmällisemmin ISO/IEC 27001- ja 27002-standardeissa.